Datenschutzbestimmungen
I. Einleitung und Begriffsbestimmung
1. Allgemein
Im Rahmen unserer Vereinstätigkeit verarbeitet der KGV Römerlager e. V. Neuss Daten personenbezogene Daten der Mitglieder im Verein, also (auch) von Ihnen. Diese werden vom Verein vertraulich behandelt und nach den geltenden Gesetzen insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) verarbeitet.
Mit unseren Datenschutzbestimmungen will der Verein Sie informieren, welche personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage diese verwendet und gegebenenfalls wem sie offengelegt werden. Darüber hinaus wird der Verein Ihnen erklären, welche Rechte Ihnen zur Wahrung und Durchsetzung Ihres Datenschutzes zustehen.
2. Begriffe
Unsere Datenschutzbestimmungen enthalten Fachbegriffe, die in der DSGVO und dem BDSG neu stehen. Zu Ihrem besseren Verständnis will der Landesverband diese Begriffe in einfachen Worten vorab erklären:
2.1 "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr 1 DSGVO). Angaben einer identifizierten Person können z. B. der Name oder die E-Mail-Adresse sein. Personenbezogen sind aber auch Daten, bei denen die Identität nicht unmittelbar ersichtlich ist, sich aber ermitteln lässt, indem man eigene oder fremde Informationen kombiniert und so erfährt, um wen es sich handelt. Eine Person wird z.B. über die Angabe ihrer Anschrift oder Bankverbindung, ihres Geburtsdatums oder Benutzernamens, ihrer IP-Adressen und/oder Standortdaten identifizierbar. Relevant sind hier alle Informationen, die in irgendeiner Weise einen Rückschluss auf eine Person zulassen.
2.2 Unter einer "Verarbeitung" versteht Art. 4 Nr 2 DSGVO jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dies betrifft insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.
II. Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner
3. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Verein: KGV Römerlager e.V. Neuss
Gesetzlicher Vertreter: der 1. Vorsitzender, aktuell Gerhard Fischer
Anschrift: Gnadentaler Weg 60, 41464 Neuss
E-Mail: info@kgv-roemerlager.de
III. Verarbeitungsrahmen
4. Verarbeitungsrahmen
Im Rahmen unserer Vereinstätigkeit verarbeitet der Verein die nachfolgend unter Ziffer 5-8 im Einzelnen aufgeführten personenbezogenen Daten von Ihnen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den dort jeweils genannten Zwecken und ist durch die jeweils angegebene Rechtsgrundlage gedeckt. Diese Daten werden direkt bei Ihnen erhoben. Eine solche Direkterhebung liegt vor, wenn die personenbezogenen Daten mit Ihrer Kenntnis und Mitwirkung durch den Verein erhoben werden. Im Hinblick auf die unter Ziffer 5-8 beschriebene Verarbeitung findet eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt und ist auch nicht geplant.
5. Mitgliederverwaltung
5.1 Beschreibung der Verarbeitung: Mit dem Aufnahmeantrag des Vereins erheben wir personenbezogene Daten der Mitglieder (Name, Vorname, Straße, Hausnummer, Wohnort, soweit bekannt gegeben Geburtsdatum, Telefon, E-Mail-Adresse, Bankverbindung (nur bei Bedarf und im Einzelfall)) zur Kommunikation zwischen Ihnen und dem Verein, die zur Erbringung der Leistungen der Mitgliedschaft in unserem Verein verwendet wird.
5.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Erbringung und Verwaltung der Mitgliedschaft im Verein.
5.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung beruht auf folgender Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder -Anbahnung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO) sowie gemäß Satzung des Vereins. Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsabschluss erforderlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können kein Mitglied im Verein werden oder sein.
5.4 Empfänger: Die personenbezogenen Daten werden zum oben genannten Zweck lediglich vereinsintern verarbeitet.
5.5 Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden für den in Ziffer 5.2 genannten Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft vom Verein verarbeitet. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Verein nach spätestens 2 Jahren gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, erfolgt eine Löschung unverzüglich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
8. Gruppenrahmenvertrag mit dem KVD (Kleingartenversicherungsdienst Köln)
8.1 Beschreibung der Verarbeitung: Zu Ihrer Mitgliedschaft in unserem Verein gehört auch die Möglichkeit, dass Sie dem bestehenden Gruppenrahmenvertrag mit dem KVD (KVD Kleingarten- Versicherungsdienst GmbH, Kaiser-Wilhelm-Ring 12, 50672 Köln, Telefon (02 21) 91 38 12 0, Telefax (02 21) 91 38 12 13) beitreten. Sobald ein Pachtvertrag über eine Kleingartenparzelle zustande kommt und ein Beitritt zum Gruppenrahmenvertrag der KVD gewünscht ist, wird der Verein deshalb Ihre Parzellennummer, die gewünschte Versicherungshöhe, Ihren Namen und Ihre Anschrift an den Landesverband der Gartenfreunde Rheinland e. V. und dieser wiederum an den KVD übermitteln, damit Sie in die bestehende Gruppenversicherung aufgenommen werden können.
8.2 Zweck: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgendem Zweck: Übermittlung Ihrer Daten über den Landesverband an den KVD zur Einbeziehung in die Gruppenversicherungsverträge.
8.3 Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Teils der mit der Mitgliedschaft im Verein verbundenen (freiwilligen) Leistungen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
8.4 Empfänger: KVD Kleingarten-Versicherungsdienst GmbH (über den Landesverband).
8.5 Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden für den in Ziffer 8.2 genannten
Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft im Verein verarbeitet. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Verein nach spätestens 2 Jahren gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen, erfolgt eine Löschung unverzüglich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
IV. Ihre Rechte
9. Betroffenenrechte
Im Hinblick auf die oben beschriebene Datenverarbeitung durch den Verein stehen Ihnen die folgenden Betroffenenrechte zu:
9.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO). Sie haben das Recht, vom Verein eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, so hat sie unter den in Art. 15 DSGVO genannten Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
9.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO). Sie haben das Recht, vom Verein unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
9.3 Löschung (Art. 17 DSGVO). Sie haben das Recht, vom Verein zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn Ihre Daten für die vom Verein verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.
9.4 Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO). Sie haben das Recht, vom Verein die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten, wird die atenverarbeitung für die Dauer eingeschränkt, die dem Verein die Überprüfung der Richtigkeit Ihrer Daten ermöglicht.
9.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Sie haben das Recht, unter den in Art. 20 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen.
9.6 Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Sie haben das Recht, bei einer Verarbeitung, die auf einer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf gilt ab dem Zeitpunkt seiner Geltendmachung. Er wirkt mit anderen Worten für die Zukunft. Die Verarbeitung wird durch den Widerruf der Einwilligung also nicht rückwirkend rechtswidrig.
9.7 Beschwerde (Art. 77 DSGVO). Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Nordrhein-Westfalen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
9.8 Verbot automatisierter Entscheidungen/ Profiling (Art. 22 DSGVO). Entscheidungen, die für Sie rechtliche Folge nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen, dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich eines Profiling gestützt werden. Der Landesverband teilt Ihnen mit, dass im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
eingesetzt wird.
9.9 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Wenn der Landesverband personenbezogene Daten von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zur Wahrung überwiegender berechtigten Interessen) verarbeitet, haben Sie das Recht, unter den in Art. 21 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen dagegen Widerspruch einzulegen. Dies gilt jedoch nur, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Nach einem Widerspruch verarbeitet der Landesverband Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, der Landesverband kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Der Landesverband muss die Verarbeitung ebenfalls nicht einstellen, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. In jedem Fall auch unabhängig von einer besonderen Situation haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktwerbung einzulegen.
Stand: Mai 2018
